Es indudable que vivimos unos tiempos en que el avance de la tecnología se produce cada vez con mayor celeridad, arrastrándonos en una dinámica en la que hay que avanzar muy deprisa para, al menos, permanecer en el mismo lugar. Nos sucede igual que a los habitantes del país de la Reina Roja de Alicia a través del espejo, de Lewis Carroll, donde debían correr lo más rápido posible sólo para permanecer donde estaban, pues el país se movía con ellos.

Desde que se iniciara la primera revolución industrial hasta ahora, el hombre ha sido paulatinamiente sustituido por máquinas, ordenadores y robots en la ejecución de los trabajos rutinarios y más penosos. Pero curiosamente, este proceso transformador no ha supuesto, paradógicamente, que las personas hayan ganado tranquilidad y tiempo para su ocio, sino que en el mundo actual se han instalado el estrés, las prisas y la falta de tiempo. 

Cómete primero el “sapo”. Como casi siempre y en toda actividad hay que comerse un sapo, comienza el día haciendo aquello que menos te apetezca o más desagradable te resulte. Después de eso, todo parecerá más digerible y más sencillo de realizar. Como no seas capaz de “coger el toro por los cuernos” y dejar de darle vueltas y vueltas al asunto, no lo harás. Después de eso, dedícate a lo más importante.

Una sola cosa cada vez. Debes saber reconocer tu tarea más importante para trabajar en ella y dedicarle tiempo. Hazlo, a ser posible, por la mañana y, además, sin interrupción alguna. La primera parte del día nos permite analizar mejor los datos, tomar decisiones y formarnos un criterio más acertado. Cuando atiendes varios asuntos, pierdes atención en cada uno de ellos, los recuerdas peor, tardas más en completarlos y disfrutas menos del éxito de cumplirlo. Ten presente y aplica aquí también la Regla de Pareto: el ochenta por ciento de tus resultados se obtienen del veinte por ciento de las actividades.

Distingue lo importante de lo urgente. El atender aquellas cuestiones que llegan con prisas y con el anuncio de urgencia hace que lo importante quede al margen. Esto sucede habitualmente en el día a día de los ejecutivos y de los políticos. Atender aquello que te dicen que es urgente, que exige tu atención, una respuesta, una decisión o una gestión te genera un gran estrés y te hace olvidar lo verdaderamente importante. En demasiadas ocasiones solo son urgentes porque lo dice el post-it que alguien a pegado, tratándose de tareas domésticas de las que nadie te va a preguntar. Recuerda que siempre te cuestionarán por no haber abordado lo importante.

Evita aplazar las tareas. Muchas veces nosotros mismos saboteamos  determinadas tareas que, sin saber por qué, no queremos o evitamos emprender, sustituyéndolas por otras o buscando una ocupación “prioritaria” que justifique el posponerlas. Lo que tengas que hacer, hazlo. Y cuanto antes, mejor.

Confía y delega en tus colaboradores. Acepta que no eres imprescindible y que hay más personas en el mundo con talento e inteligencia capaces de hacer lo que tú haces. Más aun si trabajan contigo y les has confiado tareas y objetivos determinados. Si eres un líder, debes dejar hacer y guiar a los demás para que tomen sus decisiones y asuman responsabilidades. Confía en la capacidad de las personas que te rodean. Pero no solo eso, delegar también significa confiar en el trabajo que han realizado aquellos que te aportan la información. No tienes por qué repetir su trabajo para confirmar y contrastar sus datos.

Aprovecha adecuadamente la tecnología.  Abusar de la tecnología es un error tan grave como evitarla por completo. Existen aplicaciones que pueden facilitar saber aquello que realmente te interesa y en el momento en que deseas. Utilizarla con inteligencia te permitirá filtrar la información en beneficio de tus prioridades.

Aprende a decir “no”.Uno de los grandes problemas de la efectividad personal es que no sabemos decir que “no” y, como resultado, intentamos hacer demasiadas cosas y lo hacemos de forma mediocre. La palabra “no” es tan poderosa y rotunda que debiera utilizarse más a menudo sin temores ni complejos. Cuando tengas que negarte a hacer algo arguméntalo adecuadamente y de forma asertiva, pero evita siempre frases dubitativas o que den alguna posibilidad de lo contrario.

“Hay ladrones a los que no se castiga, pero que te roban lo más preciado: el tiempo”,
Napoleón Bonaparte

Decir “no” a un compromiso nuevo, honra los compromisos que asumes, te aporta rigor y seriedad en aquello a lo que te comprometes y te permite cumplir con profesionalidad y eficacia. Una frase de Warren Buffettte ayudará a recordarlo: “No puedes mantener el control de tu tiempo sin decir que no. No permitas que la gente anteponga su orden del día a tu vida”. 

Más allá del trabajo hay vida. Siempre puedes hacer algo más, mejorar lo que ya has hecho o adelantar tus tareas del día siguiente. Pero no todo en la vida es trabajo y hay actividades importantes que no puedes abandonar. Me refiero a la familia, los amigos, los hobbies, el ejercicio físico o tú mismo. La vida puede seguir sin ti. Por eso, date permiso a desaparecer cuando te haga falta, a desconectar cuando lo necesites. Y es bueno para buscar tranquilidad después del trabajo o para buscar la reflexión que requieren nuevos proyectos. 

No tienes que implantar todos los hábitos al mismo tiempo y con excesiva intensidad. Se trata que vayas asumiendo algún cambio en lo que haces cada día. Empieza con alguno e incorpora paulatinamente otro más cada cierto tiempo. Te aseguro que verás mejorar tu eficacia, gestionarás mejor tu tiempo y estarás mejor organizado. Solo se trata de empezar. Hoy mejor que mañana.

Fuente: Blog Vision Coach